Politica de confidențialitate

1. Cine suntem

OfficeBoard (officeboard.co) este o platformă de gestiune a activității pentru firme de contabilitate și alte firme de servicii profesionale. Platforma este operată de Mobiversal SRL, Str. Thurzó Sándor nr. 40, Oradea, jud. Bihor, România („noi”).

Această politică explică ce date personale prelucrăm când folosești site-ul și aplicația OfficeBoard, de ce le prelucrăm și ce drepturi ai, conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și legislației române privind protecția datelor.

2. Operator și persoană împuternicită

Suntem operator pentru datele de cont, datele de facturare, datele vizitatorilor site-ului și comunicările pe care ni le trimiți.

Suntem persoană împuternicită pentru datele pe care firma ta le introduce în instanța OfficeBoard: firmele-client și persoanele lor de contact, lucrările, contractele, facturile, pontajele, concediile și datele colegilor. Pentru aceste date, firma ta este operatorul și decide cum sunt folosite. Le prelucrăm doar pe baza instrucțiunilor ei, conform acordului de prelucrare a datelor (DPA) semnat cu firma.

3. Ce date colectăm

• Date de cont: nume, e-mail, rol, firma din care faci parte, parola (stocată criptat).
• Date de facturare: denumirea firmei, CUI, adresa, persoana de contact și istoricul plăților.
• Comunicări: mesajele trimise prin e-mail, formulare sau suport.
• Date tehnice și de utilizare: adresa IP, browserul, dispozitivul, paginile accesate și jurnalele de activitate, colectate automat.
• Cookie-uri: descrise la secțiunea Cookie-uri.
• Conținutul instanței: datele introduse de firma ta, pentru care suntem persoană împuternicită.

4. De ce folosim datele

• Ca să furnizăm, să securizăm și să menținem serviciul.
• Ca să gestionăm contul, abonamentul și facturarea.
• Ca să răspundem la cereri de suport.
• Ca să îmbunătățim produsul, pe baza datelor de utilizare agregate.
• Ca să prevenim frauda și abuzurile.
• Ca să respectăm obligațiile legale, inclusiv cele fiscale.
• Ca să trimitem informări comerciale, doar cu acordul tău.

5. Temeiuri legale

6. Cui transmitem datele

Nu vindem date personale. Le transmitem doar către:

• furnizori de servicii verificați (găzduire, e-mail, suport), care prelucrează datele în numele nostru și sub contract;
• integrările pe care firma ta le activează: FGO pentru emiterea facturilor și trimiterea în e-Factura, respectiv serviciile ANAF pentru datele firmelor. Datele pleacă către acestea doar după activarea integrării;
• consultanți sau autorități, când legea o cere;
• un succesor, în cazul unei fuziuni sau vânzări a activității, cu aceleași garanții.

7. Funcții AI

• Datele folosite de funcțiile AI sunt procesate în Uniunea Europeană.
• Administratorul firmei poate opri funcțiile AI pentru toată firma, dintr-un singur buton.
• AI-ul propune pași, iar un om îi aprobă. Nimic nu se trimite fără acordul unui utilizator.
• Funcțiile AI nu evaluează și nu repartizează oamenii după performanță și nu iau decizii automate cu efecte juridice.

8. Transferuri internaționale

Datele sunt găzduite și prelucrate în Spațiul Economic European. Dacă un furnizor le prelucrează în afara SEE, transferul se face doar pe baza unei decizii de adecvare a Comisiei Europene sau a clauzelor contractuale standard.

9. Cât timp păstrăm datele

• Datele de cont: pe durata contului și până la 12 luni după închidere.
• Documentele de facturare: cât cere legislația fiscală din România.
• Conținutul instanței: îl poți exporta cel puțin 30 de zile după încetarea contractului, apoi îl ștergem.
• Jurnalele tehnice: în general până la 12 luni.

10. Securitate

Fiecare firmă are propria instanță și propria bază de date, separată de a altor firme. Folosim criptare în tranzit, control al accesului pe roluri, monitorizare și backup zilnic. În cazul unei încălcări a securității datelor, notificăm autoritatea și persoanele afectate conform GDPR.

11. Drepturile tale

Ai dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție și portabilitate, precum și dreptul de a-ți retrage consimțământul oricând. Trimite cererea la info@mobiversal.com. Dacă datele tale sunt în instanța unei firme care folosește OfficeBoard, îți îndreptăm cererea către acea firmă, care este operatorul.

Poți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) sau la autoritatea din țara ta.

12. Cookie-uri

• Strict necesare: pentru autentificare și securitate. Nu pot fi oprite.
• De preferințe: de exemplu limba aleasă.
• De analiză: doar cu acordul tău, dat din banner-ul de cookie-uri.

Poți schimba oricând alegerea din banner sau din setările browserului.

13. Minori

OfficeBoard se adresează firmelor și nu este destinat persoanelor sub 18 ani. Dacă aflăm că am colectat date ale unui minor, le ștergem.

14. Modificări

Când actualizăm politica, modificăm data de mai sus. Modificările importante le anunțăm pe e-mail sau în aplicație.

15. Contact

E-mail: info@mobiversal.com
Adresă: Mobiversal SRL, Str. Thurzó Sándor nr. 40, Oradea, jud. Bihor, România